O gestor que nao sabe quantas ligacoes sua empresa recebe por dia, qual ramal tem mais chamadas nao atendidas e qual e o tempo medio de espera do cliente esta tomando decisoes no escuro. O relatorio de chamadas do PABX coloca luz sobre esses numeros. O problema e que a maioria das empresas tem o recurso disponivel e nunca abre o painel.
O que e o relatorio de chamadas do PABX
O relatorio de chamadas e um painel de dados gerado automaticamente pelo sistema de PABX em nuvem. Ele registra todas as interacoes telefonicas da empresa, incluindo chamadas recebidas, realizadas, nao atendidas, transferidas e abandonadas. Os dados ficam disponiveis em tempo real ou por periodo historico, filtrados por ramal, departamento, horario ou numero.
Quais metricas o relatorio entrega
As principais metricas disponibilizadas pelos sistemas modernos de PABX incluem:
- Volume total de chamadas recebidas e realizadas por periodo
- Taxa de chamadas nao atendidas por ramal e por horario
- Tempo medio de espera antes do atendimento
- Duracao media das chamadas por atendente
- Horarios de pico de volume de chamadas
- Taxa de abandono antes do atendimento
- Desempenho individual por ramal ou operador
Como usar os dados para melhorar o atendimento
Com esses dados em mao, o gestor consegue identificar problemas que passam despercebidos no dia a dia. Um ramal com alta taxa de nao atendimento pode indicar sobrecarga, ausencia do funcionario ou problema tecnico. Um horario com pico de abandono pode indicar falta de pessoal disponivel naquele turno.
A analise do tempo medio de espera e especialmente valiosa. Clientes que esperam mais de 40 segundos tem probabilidade significativamente maior de desligar sem ser atendidos. Identificar esse numero permite agir antes de perder o cliente.
O relatorio tambem serve para avaliacao de desempenho. Com dados objetivos por atendente, o gestor consegue conduzir feedbacks baseados em numeros, nao em percepcao subjetiva.
Relatorio em tempo real versus historico
Os sistemas de PABX em nuvem oferecem dois niveis de visibilidade. O painel em tempo real mostra o que esta acontecendo agora, chamadas em andamento, ramais em uso, fila de espera. Util para supervisao operacional do dia a dia. O relatorio historico mostra tendencias, comparativos de periodo e evolucao de indicadores. Util para decisoes de estrutura, contratacao e politica de atendimento.
Como a Made4IP configura os relatorios
Como integradora da plataforma GoTo, a Made4IP configura os relatorios conforme a estrutura de cada cliente, departamentos, turnos, metas de atendimento. O painel e acessado por navegador, sem necessidade de software instalado. E possivel exportar os dados para Excel ou integracao com sistemas de BI.
O relatorio de chamadas e um recurso a parte ou ja esta incluido no PABX?
Ja esta incluido nos sistemas de PABX em nuvem modernos. Nao e necessario contratar um modulo separado. O gestor acessa o painel pelo mesmo sistema que gerencia ramais e URA.
E possivel receber o relatorio automaticamente por e-mail?
Sim. Plataformas como o GoTo permitem configurar envio automatico do relatorio diario ou semanal para o e-mail do gestor, sem precisar acessar o painel manualmente.
O relatorio mostra o nome do cliente que ligou?
O sistema registra o numero de origem. Se a empresa tiver integracao com CRM, o numero e cruzado com o cadastro e o nome do cliente aparece no historico.
Por quanto tempo os dados ficam disponiveis para consulta?
Depende da configuracao contratada. Em geral, sistemas em nuvem reteem dados de 90 dias a 1 ano. Para historicos mais longos, e possivel exportar e arquivar.
O relatorio funciona mesmo com equipe em home office?
Sim. Como o PABX e em nuvem, todos os ramais, incluindo os remotos, aparecem no relatorio com os mesmos indicadores dos ramais presenciais.
Quer saber como a Made4IP pode implementar essa solução na sua empresa? Fale com um especialista agora mesmo e receba uma avaliação sem compromisso.
Por Edgard Junior, Jornalista especializado em tecnologia e comunicação empresarial, America Digital Marketing & Business
